Fortis Marketing · Mit KI-Unterstützung erstellt
Viele Unternehmen testen inzwischen ChatGPT, Copilot oder andere KI-Tools. Was häufig fehlt, ist eine klare Zuständigkeit: Wer bewertet neue Werkzeuge, priorisiert sinnvolle Einsatzfelder, achtet auf Datenschutz und sorgt dafür, dass aus einzelnen Tests belastbare Abläufe werden? Genau hier setzt ein externer KI-Manager an.
Für kleine und mittlere Unternehmen kann diese Rolle besonders interessant sein, wenn der Bedarf an KI-Kompetenz bereits vorhanden ist, eine eigene Vollzeitstelle aber noch nicht sinnvoll wäre. Statt einzelne Tools isoliert einzuführen, wird KI als organisatorisches Thema betrachtet: Prozesse, Menschen, Daten, Qualität und Wirtschaftlichkeit gehören zusammen.
Was macht ein externer KI-Manager?
Ein externer KI-Manager begleitet ein Unternehmen dabei, künstliche Intelligenz strukturiert in den Arbeitsalltag zu integrieren. Die Aufgabe besteht nicht darin, möglichst viele KI-Tools einzuführen. Entscheidend ist, die Anwendungen zu finden, die tatsächlich Zeit sparen, Qualität erhöhen oder Mitarbeitende bei wiederkehrenden Aufgaben entlasten.
Typische Aufgaben sind die Analyse bestehender Prozesse, die Bewertung geeigneter Tools, die Entwicklung von Workflows, die Dokumentation von Standards und die Begleitung der Mitarbeitenden bei der praktischen Nutzung. Je nach Unternehmen kommen auch Themen wie Prompt-Vorlagen, Wissenssysteme, Automatisierungen oder die Verbindung von KI mit CRM-, Marketing- und Kundenservice-Prozessen hinzu.
Für welche Unternehmen lohnt sich ein externer KI-Manager?
Die Rolle ist vor allem dann sinnvoll, wenn KI bereits genutzt wird, aber noch keine gemeinsame Struktur existiert. Häufig verwenden einzelne Mitarbeitende unterschiedliche Tools, Wissen bleibt in persönlichen Accounts oder es gibt keine einheitlichen Qualitätsstandards.
Ein externer KI-Manager kann besonders interessant sein, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- Im Unternehmen werden bereits mehrere KI-Tools eingesetzt, jedoch ohne klare Regeln oder Verantwortlichkeiten.
- Wiederkehrende Aufgaben in Marketing, Vertrieb, Kundenservice oder Verwaltung sollen effizienter werden.
- Die Geschäftsleitung möchte KI strategisch einführen, hat intern aber noch keine spezialisierte Rolle.
- Mitarbeitende benötigen praxisnahe Schulungen und konkrete Workflows statt allgemeiner KI-Theorie.
- Neue Tools sollen vor einer Einführung hinsichtlich Nutzen, Aufwand und Risiken bewertet werden.
Welche Prozesse eignen sich zuerst?
Der beste Einstieg sind selten die kompliziertesten Prozesse. Sinnvoller sind Aufgaben, die häufig vorkommen, relativ klar strukturiert sind und bisher viel manuelle Zeit benötigen.
Marketing und Content
KI kann Recherche, Themenplanung, Entwürfe, Content-Varianten und die Aufbereitung bestehender Inhalte unterstützen. Wichtig bleibt eine menschliche Qualitätskontrolle, insbesondere bei fachlichen Aussagen, Markenstimme und Veröffentlichungen.
Kundenservice und Kommunikation
Vorlagen, Antwortentwürfe, Zusammenfassungen und interne Wissensdatenbanken können die Bearbeitung von Anfragen beschleunigen. Dabei sollte klar geregelt sein, welche Informationen in ein KI-System eingegeben werden dürfen und wann eine menschliche Prüfung erforderlich ist.
Vertrieb
KI kann bei Gesprächsvorbereitung, Lead-Recherche, Zusammenfassungen, Follow-ups und der strukturierten Dokumentation unterstützen. Der eigentliche Vertrieb bleibt menschlich, aber administrative Arbeit lässt sich häufig reduzieren.
Interne Prozesse
Protokolle, Auswertungen, Dokumentation, Standardtexte oder wiederkehrende Informationsaufbereitung sind typische Felder, in denen sich schnell praktische Verbesserungen erzielen lassen.
Wie läuft die Einführung sinnvoll ab?
Ein belastbarer KI-Einsatz beginnt mit einer Prozessanalyse und nicht mit einer Tool-Liste. Zuerst wird geklärt, wo Zeit verloren geht, welche Aufgaben besonders häufig vorkommen und welche Ergebnisse verbessert werden sollen.
- Potenziale identifizieren: Prozesse und wiederkehrende Aufgaben erfassen.
- Priorisieren: Nutzen, Aufwand, Datenlage und Risiken bewerten.
- Pilot umsetzen: Einen klar abgegrenzten Workflow im Alltag testen.
- Standards festlegen: Rollen, Qualitätskontrollen und Nutzungsvorgaben dokumentieren.
- Skalieren: Funktionierende Lösungen auf weitere Bereiche übertragen.
Fortis bietet dafür eine KI-Beratung und Automatisierungsbegleitung an. Der Einstieg kann über einen KI-Potenzialcheck, ein konkretes Einführungsprojekt oder eine laufende Betreuung als externer KI-Manager erfolgen.
Was kostet ein externer KI-Manager?
Eine pauschale Zahl wäre wenig seriös, weil der Aufwand stark von Unternehmensgröße, Prozesslandschaft und gewünschter Verantwortung abhängt. Ein Unternehmen, das zunächst zwei Workflows prüfen möchte, benötigt einen anderen Umfang als ein Betrieb, der KI dauerhaft in mehreren Abteilungen koordinieren will.
In der Praxis eignen sich häufig drei Modelle: ein einmaliger Analyse- oder Workshop-Tag, ein abgegrenztes Einführungsprojekt oder eine laufende monatliche Begleitung. Entscheidend ist, dass der Umfang an konkrete Aufgaben und Ergebnisse gekoppelt wird und nicht nur an die Verfügbarkeit eines Beraters.
Externer KI-Manager oder eigene Stelle?
Eine interne Vollzeitstelle bietet sich an, wenn KI dauerhaft ein zentraler Bestandteil des Geschäftsmodells ist und kontinuierlich viele Projekte gesteuert werden müssen. Für viele KMU ist dieser Punkt jedoch noch nicht erreicht.
Eine externe Lösung kann in der Aufbauphase flexibler sein: Das Unternehmen erhält spezialisiertes Know-how, ohne sofort eine zusätzliche Vollzeitstelle schaffen zu müssen. Gleichzeitig sollte Wissen nicht ausschließlich extern bleiben. Gute Begleitung dokumentiert Prozesse und befähigt interne Mitarbeitende, damit das Unternehmen langfristig selbstständiger wird.
KI strukturiert einführen statt nur ausprobieren
Der größte Unterschied zwischen gelegentlicher KI-Nutzung und echter Digitalisierung liegt nicht im Tool, sondern im Prozess dahinter. Ein externer KI-Manager schafft Verantwortlichkeit, priorisiert sinnvolle Anwendungen und sorgt dafür, dass erfolgreiche Tests in den Arbeitsalltag überführt werden.
Fortis Marketing arbeitet vollständig online aus Aalen und begleitet Unternehmen im Ostalbkreis sowie deutschlandweit bei KI-Beratung, Automatisierung und digitalen Prozessen. Wenn Sie prüfen möchten, welche Anwendungen in Ihrem Unternehmen sinnvoll sind, können Sie uns Ihre Ausgangslage über die Projektanfrage schildern.